Les Cent Premiers Jours de Mme MARESCOT à la Haute Direction de l'Institution I. Mise en contexte de la prise de fonction du nouveau Directeur Général Dès son arrivée, le Directeur Général s’est trouvé face à la nécessité deprendre des décisions urgentes. Il s’agissait notamment de l’ajustement salarial et de certaines mesures conservatoires. A. Un personnel en attente d’un ajustement salarial.- La nouvelle Administration installée
à la tête de l’ONA le 13 février 2023 a hérité d’un dossier d’ajustement de salaires en phase de gestation laissé par l’administration sortante. En effet, au moment d’exécuter le payroll du mois de février 2023, la Direction des Ressources Humaines avait porté à la connaissance de la Direction Générale que les nouveaux salaires devraient être effectifs à partir du mois de février. Par ailleurs, l’érosion du pouvoir d’achat liée aux salaires en raison du taux élevé d’inflation demeure une préoccupation générale. Interpellé par cet état de fait, le nouveau Directeur Général a choisi de prendre un peu de recul en confiant le dossier à la réflexion et au verdict d’un comité ad hoc de cinq (5) personnes choisies parmi les membres du Conseil de Direction (17 personnes ) convoquées à cet effet. Le Comité a travaillé pendant deux semaines et a émis un rapport dans lequel il a soutenu et recommandé l’ajustement des salaires et de la rente mensuelle des pensionnés, sur la base de la hausse du coût de la vie qui résulte de l’accélération de l’inflation et de la dépréciation, par ricochet, de la gourde. Selon ce rapport, des taux progressifs devraient être appliqués en fonction de la catégorie des postes et de la séniorité des titulaires. Les taux à appliquer devraient varier dans une fourchette établie. C’est dans ce contexte que la nouvelle administration a posé ses premiers actes en prenant trois décisions majeures : 1. Ajustement salarial des employés effectif à partir du 1 er mars 2023. 2. Relèvement de la rente mensuelle minimum des pensionnés passant de trois mille trois cent soixante gourdes (HTG 3,360,00) à cinq mille gourdes (HTG 5,000,00). 3. Indexation de toutes les pensions. B. Une Institution face à des mesures conservatoires. - Suite au changement de leadership qui s’est produit au sein de la Direction Générale de l’ONA, des mesures conservatoires ont été prises par les autorités compétentes sur les comptes bancaires de l’Institution, en raison du changement de signatures au niveau des comptes sur lesquels des chèques ont été tirés. En conséquence, des chèques émis par l’administration sortante ont été retournés pour être réémis, le cas échéant. En outre, la nouvelle administration a trouvé en place un lot de chèques signés, mais non encore distribués. Ainsi, il lui importait de statuer urgemment sur les conséquences de ces mesures, en vue d’assurer la continuité des opérations de l’Institution. Il s’agissait pour la Direction Générale de se prémunir contre les risques d’opération qui résultaient d’une telle situation. Aussi a-t-il été décidé de confier à la Direction de l’Audit Interne de l’Institution, une mission d’assurance qui consistait à évaluer les dossiers relatifs aux chèques annulés et à y émettre un avis technique indépendant. Entretemps, d’autres chèques continuaient à être retournés. Les commissionnaires ont produit leur rapport au mois de mars 2023 avec les recommandations appropriées. Il a été dénombré trois cent quarante-six (346) dossiers de : 1. Prêts sur cotisations; 2. Prêts sur salaires; 3. Prêts ONA-POLIS; 4. Restitutions de cotisations ; 5. Pensions ; 6. Payroll de certains employés ; 7. Dépenses de fonctionnement. La durée du processus de traitement de ces dossiers et la mise en œuvre des recommandations semblent avoir été à l’origine de quelques remous qui ont perturbé, par moments, l’atmosphère de travail. II. L’état des lieux Dans le cadre du changement dont il est question, la Directrice Générale et son équipe se sont attelées à une évaluation de l’existant en vue de la préparation d’un plan d’action. L’approche utilisée est axée sur la participation du personnel en poste, la revue des livres ou registres existants, et la corroboration des informations obtenues par des entretiens structurés. Le rapport qui en résulte a été présenté à la Primature le 30 mars 2023 et porte sur les points suivants : La situation de trésorerie de l’institution ; La situation des comptes d’investissement ; Le portefeuille de prêts ; Le patrimoine tangible (actifs mobiliers et immobiliers) ; Les obligations et la couverture actuarielle ; La planification financière : le budget courant ; Le système de gestion et les services aux pensionnés. III. Le diagnostic organisationnel et plan d’actions.- Un diagnostic organisationnel des sous-systèmes de gestion de l’ONA a été demandé en complémentarité de l’état des lieux présenté à la Primature le 30 mars 2023. L’idée était d’identifier les problèmes d’ordre structurel et opérationnel en vue de préparer un plan d’action pour mieux les adresser. La même approche participative a été utilisée avec l’implication des responsables de Direction, d’Unités et des Membres du Cabinet. A cet effet, un formulaire d’évaluation a été élaboré, distribué, rempli, collecté et traité. Les constats relevés au cours du processus ainsi que les mesures correctrices envisagées font l’objet d’un document disponible à la Direction Générale et présenté à la Primature le 1 er juin 2023. IV. La nouvelle Administration en actes.- Avec le changement de Direction, il fallait normaliser le fonctionnement de l’Institution en s’assurant de mettre l’accent sur de nouvelles bases. A. Sur le plan Administratif 1. Audit du payroll L’une des premières mesures administratives adoptées par la nouvelle Administration a été de suspendre, à des fins de contrôle, le virement bancaire sur les comptes des employés et de procéder pour les mois de mars et d’avril 2023, au payroll de tous les employés par l’émission de chèques individuels. Il a été demandé à chacun des employés de se présenter en personne pour récupérer son chèque. Il est à noter qu’aucun mandat n’a été pris en compte. La mission de remise des chèques a été confiée à la Direction d’Audit Interne. Les premiers résultats obtenus révèlent qu’un certain nombre d’employés ne se sont pas présentés à leur poste et ce, sans motif. Le payroll de l’Institution a été subséquemment allégé des chèques ainsi non réclamés. 2. Mouvements du personnel La nouvelle administration, voulant insuffler un nouveau dynamisme au fonctionnement de l’Institution, a dû opérer quelques changements et affectations au niveau de certaines Directions, en veillant à ne pas ébranler la structure déjà bien fragile. Le message de la Directrice Générale était un appel à la collaboration de tous, pour le bien-être de l’Institution. Ce qui justifie qu’il n’ait pas eu de grands changements de personnels au sein de l’Institution depuis son arrivée. Pour le peu de changement effectué, il l’a été avec le personnel disponible. 3. Création d’une Commission chargée de vérifier la conformité des nominations effectuées en 2021, 2022 et jusqu’au 13 février 2023.- La nouvelle administration hérite d’un personnel pléthorique, dont certains membres n’ont pas été régulièrement nommés. En effet, le 11 janvier 2022, le Premier Ministre a écrit au Ministre des Affaires Sociales et du Travail pour lui signifier l’interdiction momentanée, faite au Directeur Général de l’Office National d’Assurance-Vieillesse (ONA), d’effectuer une quelconque nomination ou promotion, d’octroyer des subventions ou de nouveaux prêts, en attendant la réalisation d’un audit sur le fonctionnement de cet Organisme. Le ministre des Affaires Sociales et du Travail a transmis les instructions du Premier Ministre au Directeur Général de l’ONA par lettre en date du 20 janvier 2022. La nouvelle Direction Générale se voit obligée de vérifier la conformité des nominations qui ont été effectuées en 2022 et tester la cohérence avec le payroll de celles qui sont datées de 2021. Aussi, en vue d’adresser cette situation, la Direction Générale a décidé de créer une Commission dont le mandat est d’enquêter sur la conformité des nominations effectuées en 2021, 2022 et jusqu’au 13 février 2023. 4. Mission d’assurance sur les dettes d’exploitation de l’Institution.- La nouvelle Administration de l’ONA a trouvé des dettes d’exploitation énormes sur lesquelles elle doit prendre une décision. Aussi la Direction Générale a-t-elle instruit : a. La Direction Financière et la Direction Administrative de lui communiquer un rapport détaillé sur les dettes d’exploitation de l’Institution au 25 avril 2023. b. La Direction de l’Audit Interne de mener une mission d’assurance qui consiste à se prononcer en toute indépendance et avec objectivité sur : - La pertinence et les motifs pour lesquels ces dépenses sont restées impayées ; - L’existence des justificatifs requis et / ou pertinents en support de ces dépenses. B. Sur le plan financier 1. La Direction Générale a passé des instructions à la Direction Financière et au Service de Trésorerie en particulier, les informant que le Service de Trésorerie de l’Institution n’est plus autorisé à échanger des chèques à partir des ressources liquides collectées pour les dépôts en banque. 2. La Direction Générale a également requis de la Direction de l’Audit Interne la conduite d’une mission d’assurance au niveau du Service de la Trésorerie dans le but d’évaluer la gestion des fonds dont ce Service assure la gestion. 3. Dans le but d’exercer un contrôle régulier des transactions journalières sur les rentrées de fonds au niveau des annexes des bureaux communaux, les responsables desdits bureaux et annexes ont été instruits des mesures suivantes à appliquer dans de le cadre des rapports sur l’état des recettes à communiquer à la Direction des Opérations et Réseau (DOR) : La scannérisation quotidienne de toutes les pièces justificatives des rentrées de fonds et leur acheminement à la DOR via WhatsApp ou l’adresse mail :
